bwSync&Share für Angehörige der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg

Der Landesdienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg. Dieser wird seit dem 01.01.2014 am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben und ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen.
Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung.

Nutzungsbedingungen bwSync&Share

Will eine Einrichtung den Dienst bwSync&Share ihren Nutzern bereitstellen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Dienst ist an bwIDM angeschlossen, daher muss die Einrichtung als Heimatorganisation, d.h. als Identity Provider (IdP) der bwIDM-Föderation beitreten. Weitere Details dazu auf den bwIDM-Seiten unter Dienste und Teilnahme Heimatorganisation.
Explizite Autorisierung der Heimateinrichtung: Die Einrichtung muss einen Vertrag über die Nutzung des Online-Speicherdienstes "bwSync&Share" und einen AVV mit dem KIT abschließen. Diesen Vertrag wird die Rechtsabteilung des KIT der Einrichtung zusenden, wenn dem KIT (am besten über die E-Mail-Adresse bwsyncandshare ∂does-not-exist.scc kit edu) der Name einer Person und eine Postanschrift mitgeteilt wird, an die der Versand erfolgen soll.

Mit Vertragsabschluss ist die Einrichtung ein Mitglied im bwSync&Share-Verbund und die Nutzer der Einrichtung können sich über die Login-Seite für den Dienst entsprechend dem auf der Informationsseite beschriebenen Verfahren registrieren und den Dienst anschließend nutzen.

Leistungen und Nutzerkreis

Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der es Mitarbeitern und Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg ermöglicht, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Dazu werden die Daten auf den Speichersystemen des KIT gespeichert.
Der Datenzugriff kann mit Hilfe von Sync&Share-Clients, welche für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple iOS und Android verfügbar sind, sowie plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich machen.
Durch die Integration von OnlyOffice, einem Online-Editor vergleichbar mit Google Docs, können über die Webschnittstelle auch ohne Installation einer Office-Suite auf dem Endgerät Office-Dokumente bearbeitet werden. Über das Synchronisieren und Teilen von Dateien hinaus ist damit auch ein gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien möglich.

Speicherplatz

Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 50 GB beschränkt.

Gäste

Neben den Nutzern der Einrichtungen, die Mitglied im bwSync&Share-Verbund sind, können andere Personen als Gäste eingeladen werden, z.B. zur Mitarbeit an Dokumenten, allerdings ohne eigenes Speichervolumen.

Zugang und Registrierung

Der Zugang zum Dienst erfolgt über die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu/.
Beim Anmelden wählen die Nutzer ihre Einrichtung aus und loggen sich mit den Login-Daten ihres Heimataccounts ein.
Wenn der Nutzer sich noch nicht für den Dienst registriert hat, wird er beim ersten mal automatisch auf die Registrierungsseite von bwIDM geführt und muss sich dort zunächst für den Dienst registrieren.

Abbestellung und Deprovisionierung

Der Benutzer kann den Dienst über die Webseite selbst abbestellen und sein Konto wird damit für den Dienst bwSync&Share deregistriert.
Eine automatische Deregistrierung erfolgt außerdem, wenn das Benutzerkonto in der lokalen Benutzerverwaltung der Heimatinstitution nicht mehr aktiv ist oder wenn das lokale Benutzerkonto das Recht (Entitlement) zu Nutzung von bwSync&Share verloren hat.
Wenn für das Konto eines Nutzers keine gültige Registrierung mehr vorliegt, wird die Deprovisionierung des Kontos und der Daten gestartet.
Weitere Informationen zur Deprovisionierung finden Sie auf der Seite Deprovisionierung.

Datenschutz

Bei der Registrierung für den bwSync&Share-Dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert:

Vor- und Nachname
E-Mailadresse
Heimateinrichtung
Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)
Status des Nutzers (Studierende, Mitarbeiter, Gast)

Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den bwSync&Share Dienst übertragen.
Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden beachtet.
Es gelten die Regeln der 'Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation' (IuK) am Karlsruher Institut für Technologie

Datensicherheit

Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzer und der Dienstinfrastruktur des KIT erfolgt verschlüsselt. Die abgespeicherten Daten werden verschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des KIT abgelegt.
Der Datenzugriff ist beschränkt auf:

Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat.
Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden Zugriffsrechten autorisiert hat.

Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht.

Verfügbarkeit

Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der Servicezeit (werktags von 09.00 bis 17.00 Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden. Das KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante Dienstunterbrechungen (z.B. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von fünf Tagen angekündigt.

Support

Wenn Sie Fragen oder Probleme haben, wird Sie ihr lokaler Helpdesk gerne unterstützen.