Nextcloud FAQ
Allgemeines
Die Liste der teilnehmenden Einrichtungen finden Sie auf der Webseite Einrichtungen im bwSync&Share-Verbund.
Sie können sich selbständig für den Dienst registrieren:
Dazu klicken Sie auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu den Button "Mitglied im bwSync&Share-Verbund" an, wählen Ihre Einrichtung aus und loggen sich mit den Login-Daten Ihres Heimat-Accounts (Benutzername und Passwort) ein.
Anschließend folgen Sie den Anweisungen, um sich für den Dienst zu registrieren und werden dann direkt auf den Dienst bwSync&Share eingeloggt.
Leider lässt es sich derzeit noch nicht verhindern, dass Sie nach dem ersten Anmelden noch einmal den Nutzungsbedingungen zustimmen müssen, auch wenn Sie diesen bereits bei der Registrierung zugestimmt haben.
Sie können aber auch von einem anderen Nutzer zu einem Ordner eingeladen werden. In diesem Fall erhalten Sie eine Willkommensmail. Klicken Sie in dieser E-Mail den Button "Ich bin Nutzer von Landeseinrichtungen" an und registrieren Sie sich auf diesem Weg für den Dienst. Anschließend können Sie sich auf der Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu anmelden.
Angehörige der Helmholtz-Zentren:
Sie finden die Anleitung zur Nutzung von bwSync&Share auf der Seite Helmholtz-Cloud
Nutzende anderer Einrichtungen (Gäste):
Ein am Dienst teilnehmender Nutzende kann Sie als Gast zu einer Datei oder einem Ordner einladen, indem er den Ordner mit Ihnen teilt. (s. https://help.bwsyncandshare.kit.edu/126.php#Teilen).
Daraufhin erhalten Sie eine Willkommensmail. Klicken Sie den Button "Als Gast anmelden" am Ende dieser E-Mail an. Auf der Seite, die sich dann öffnet, setzen Sie ein Passwort. Anschließend melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und diesem Passwort an. Sie müssen bei der ersten Anmeldung die Nutzungsbedingungen bestätigen.
Als Gastnutzende steht Ihnen kein eigener Speicherplatz zur Verfügung, sondern Sie können nur auf die Daten zugreifen, die andere Nutzer mit Ihnen geteilt haben.
Die Speicherung von personenbezogenen Daten in bwSync&Share ist zulässig.
Der/die Nutzer:in hat jedoch selbst dafür Sorge zu tragen, dass keine sensiblen personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung, Daten, die rechtswidrige Inhalte aufweisen oder solche, die Urheber- oder Schutzrechte Dritter verletzen, gespeichert werden.
Studierende und Beschäftigte von Einrichtungen im bwSync&Share-Verbund oder der DFN-Cloud können sich über die Webseite https://bwidm.scc.kit.edu/ vom Dienst bwSync&Share abmelden.
Durch die Deregistrierung wird der Deprovisionierungsprozess in Gang gesetzt, der nach dem Ausscheiden eineR Mitarbeiter:in aus einer Einrichtung automatisch gestartet wird (s. https://help.bwsyncandshare.kit.edu/56.php). Innerhalb dieses Prozesses werden die Daten und der Account dann zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht.
Für Gäste wird der Deprovisionierungsprozess gestartet, wenn einE Nutzer:in sich ein Jahr lang nicht angemeldet hat.
Tipps und Tricks
Erstellen Sie deshalb selbst ein Backup Ihrer Daten außerhalb des bwSync&Share-Ordners, so dass keine Daten verloren gehen, wenn Dateien versehentlich gelöscht werden.
Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite Tips und Tricks für die Nutzung von bwSync&Share .
Funktionalitäten
s. Webseite mit den Informationen zu bwSync&Share-Clients
Um einen Ordner oder eine Datei mit einem oder einer anderen Nutzer:in zu teilen, klicken Sie rechts vom Datei- oder Ordnernamen auf das Zeichen mit den drei verbundenen Punkten und wählen dann in dem rechts erscheinenden Menü "Teilen" aus.
In das Eingabefeld, in dem "Name" steht, geben Sie dann die vollständige E-Mail-Adresse oder den vollständigen Namen des Benutzers ein. (Die Autovervollständigung ist aus Datenschutzgründen bei bwSync&Share deaktiviert.)
Wenn diese E-Mail-Adresse oder der Anzeigename zu einem bereits vorhandenen Account in bwSync&Share gehört, wird dieser Account zur Auswahl angezeigt und Sie können diesen anklicken, um die Daten mit diesem Nutzer zu teilen. (Wenn die E-Mail-Adresse zu mehreren Account gehört, werden nur die Accounts angezeigt, bei denen die E-Mail-Adresse als primäre Adresse eingetragen ist.)
Anschließend erhält der Nutzer eine E-Mail mit der Information, dass der Ordner oder die Datei mit Ihm geteilt wurde.
Wenn bwSync&Share diese E-Mail-Adresse noch nicht kennt, wird die E-Mail-Adresse mit einem Briefsymbol angezeigt und es erscheint alternativ die Auswahlmöglichkeit "Gast einladen".
Wenn Sie den Namen mit dem Briefsymbol anklicken, können Sie Daten über eine Mail mit diesem Nutzer teilen.
Dabei erstellt bwSync&Share einen öffentlichen Share und Sie können die Berechtigungen für diesen Share auswählen, ein Passwort setzen und bei Bedarf auch ein Ablaufdatum setzen.
Nach dem Klicken auf "Freigabe speichern", wird der öffentliche Share erstellt und bwSync&Share sendet automatisch eine E-Mail mit den Informationen zu diesem Share an die eingetragene E-Mail-Adresse. Der Nutzer muss dabei keinen Account in bwSync&Share, um auf die Daten zugreifen zu können.
Aus Sicherheitsgründen ist es sinnvoll, bei diesem Vorgehen ein Passwort zu setzen. Dieses wird automatisch in einer separaten E-Mail an den Nutzer versandt.
Aternativ können Sie den Nutzer als "Gast einladen". Wenn Sie diesen Button anklicken, erscheint ein Fenster, in dem Sie den Namen des neuen Nutzers eintragen und anschließend auf "Benutzer einladen und Freigabe erstellen" klicken.
Daraufhin wird eine Willkommensmail an den Nutzer versandt und der neue Nutzer kann sich entweder als Nutzer einer berechtigten Einrichtung oder als Gast zum Dienst anmelden.
Diese primäre E-Mail-Adresse kann nur im IDP Ihrer Einrichtung geändert werden, Sie können aber zusätzliche E-Mail-Adressen zu Ihrem Account hinzufügen.
Dazu klicken Sie rechts oben auf das Kürzel mit Ihren Anfangsbuchstaben und auf "Einstellungen".
Auf der Seite mit den persönlichen Informationen klicken Sie bei der E-Mail-Adresse auf "+ Hinzufügen" und tragen anschließend die zusätzliche E-Mail-Adresse ein.
Daraufhin wird eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse an diese E-Mail-Adresse gesendet, den Sie zur Bestätigung der Adresse anklicken müssen.
Anschließend können die anderen Nutzer auch Daten mit dieser E-Mail-Adresse teilen und die Berechtigungen landen in Ihrem Account.
Falls Sie bereits einen Gast-Account mit dieser E-Mail-Adresse haben, wenden Sie sich an den First-Level-Support Ihrer Einrichtung. Dieser kann im bwSupport-Portal ein Ticket für den Second-Level-Support eröffnen und um die Löschung des Accounts bitten.
Erst nach dem Löschen dieses Gast-Accounts sollten Sie die E-Mail-Adresse zu Ihrem Account hinzufügen, um zu verhindern, dass E-Mail-Adressen zu 2 verschiedenen Accounts gehören und Einladungen damit nicht eindeutig sind.
Stattdessen müssen die Shares des zu löschenden Accounts (in den meisten Fällen handelt es sich dabei um Gast-Accounts) auf Ihren Shibboleth-Account übertragen werden.
Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den First-Level-Support Ihrer Einrichtung. Dieser kann im bwSupport-Portal ein Ticket für den Second-Level-Support eröffnen und um die Übertragung der Daten und die Löschung des Accounts bitten.
Anschließend kann die E-Mail-Adresse des gelöschten Accounts als zusätzliche E-Mail-Adresse zu Ihrem regulären Account hinzugefügt werden.
Verschlüsselung: Alle Dateien und Ordner werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Damit entfällt die Notwendigkeit, einzelne Ordner zu verschlüsseln.
Die integrierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in der eingesetzten Software Nextcloud funktioniert nicht zusammen mit der aktivierten serverseitigen Verschlüsselung.
Sollten Sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwingend benötigen, gibt es die Software Cryptomator.
Da es nach unserer Erfahrung zu Datenverlust kommen kann bei der Nutzung von Cryptomator in Verbindung mit der serverseitigen Verschlüssel, können wir die Nutzung von Cryptomator nicht empfehlen.
Wenn Sie Cryptomator verwenden, sollten die Daten an anderer Stelle sichern, um sicher zu sein, dass Sie keine Daten verlieren.
Nach der Übertragung wird der Ordner oder die Datei Dateien bei diesem Nutzer in einem Unterverzeichnis mit dem Namen "transferred from ..." angezeigt. (Vor der Umstellung waren diese Ordner in der obersten Ordnerebene sichtbar.)
Der bisherige Eigentümer verliert alle Berechtigungen für dieses Element und muss bei Bedarf neu eingeladen werden.
Zu jedem Account gehört nur eine E-Mail-Adresse und es können (noch) keine weiteren E-Mail-Adressen zu einem Account hinzugefügt werden.
Wenn Sie einen Ordner übertragen möchten, gehen Sie in diesen Ordner hinein und klicken Sie auf "auswählen", ohne eine einzelne Datei anzuklicken.
Wenn Sie eine Datei übertragen möchte, wählen Sie die Datei an und klicken Sie anschließend auf "auswählen".
Die Übertragung des Ordner kann einige Minuten dauern.
Nach der erfolgreichen Übertragung erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung auf der Webseite.
Sie verlieren mit der Übertragung alle Berechtigungen für das Element und müssen neu zu dem Ordner eingeladen werden, wenn Sie auch weiterhin Zugriff auf den Ordner oder die Datei haben möchten.
Für den Fall, dass es zu einem Problem kommen sollte, wenden Sie sich bitte an das Helpdesk Ihrer Einrichtung, die dann ein Ticket für den Second-Level-Support erstellen können. Wir arbeiten gemeinsam mit der Firma Nextcloud an der Behebung dieses Problems.
Wenn ein Person, mit der die Daten geteilt wurden, diese Dateien löscht, werden die Dateien auch in den Ordner "Gelöschte Dateien" dieser Person verschoben.
Alle anderen Personen, mit den diese Daten geteilt wurden, haben keinen Zugriff mehr auf diese Dateien.
Um eine gelöschte Datei wiederherzustellen, klicken Sie im Webbrowser links unten auf "Gelöschte Dateien" und wählen Sie durch das Setzen von Haken die Datei(en) aus, die wiederhergestellt werden soll(en). Anschließend klicken Sie auf der Seite oben auf "Aktionen" und anschließend auf "Wiederherstellen".
Lokale Administrierende und bwSupportPortal
In dieser Gruppe enthalten sind alle Nutzer, die sich über den Identity Provider der Einrichtung zu bwSync&Share anmelden.
Für diese Gruppen können jeweils sog. Gruppenadministratoren benannt werden, die alle Mitglieder dieser Gruppe einsehen können und den Speicherplatz für einzelne Nutzer ändern können.
Die Gruppenadministratoren können von den Weisungsberechtigten benannt werden und erhalten dann vom Betreiber des Dienstes die entsprechenden Berechtigungen.
Gruppenadministratoren sehen nach der Anmeldung auf der Webseite des Dienstes den Punkt „Benutzer“, wenn Sie rechts oben auf den farbigen Kreis mit ihren Anfangsbuchstaben klicken. Wenn Sie diesen Punkt auswählen, sehen Sie eine Liste aller Nutzer:innen, die zur Gruppe Ihrer Einrichtung gehören.
Auf dieser Seite können Sie folgende Änderungen für lokale Accounts durchführen:
- Ändern der Speicherplatzgröße (der "Quota") einzelner Nutzer:innen
- Deaktivieren von Nutzern
- Löschen von Accounts und deren Daten
Wie kann ich als lokaler Administrator:in meiner Gruppe den Speicherplatz eines Nutzers einsehen und ändern?
Um den Speicherplatz der Nutzenden der Gruppe zu sehen, für die Sie als Gruppenadmin eingetragen sind, klicken Sie nach dem Anmelden bei bwSync&Share rechts oben auf den farbigen Kreis mit Ihrem Anfangsbuchstaben und in dem Menü, das dann erscheint, auf "Benutzer".
Damit erhalten Sie eine Liste aller Nutzer:innen Ihrer Einrichtung.
Um den Speicherplatz eines Nutzers zu ändern, klicken Sie in der Zeile des betreffenden Benutzers am rechten Rand auf den Stift.
Unter "Kontingent" klicken Sie in das Feld, in dem "Benutzerkontingent auswählen" steht, und wählen dort einen Wert aus oder tragen den gewünschten Wert einschließlich der Einheit GB ein, also z.B. 100 GB. Anschließend klicken Sie auf Enter. Der maximale Wert, den Sie eintragen können, beträgt 200 GB.
Was ist das bwSupport-Portal und wie kann ich mich als Helpdesk-Mitarbeiter:in einer teilnehmenden Einrichtung für das bwSupport-Portal registrieren?
Das bwSupport-Portal ist die Schnittstelle zwischen dem First-Level-Support der Einrichtungen, die am Dienst bwSync&Share teilnehmen und dem Betreiber des Dienstes.
Als Mitarbeiter des Helpdesk einer teilnehmenden Einrichtung (First-Level-Support) können Sie dem Betreiber des Dienstes über das bwSupport-Portal Probleme oder Anfragen melden, die Sie selbst nicht lösen bzw. beantworten können (Second-Level-Support).
Die Anmeldung zum bwSupport-Portal erfolgt über Shibboleth.
Um Anfragen oder Probleme über dieses Portal melden und direkt an die Supporteinheit bwSync&Share zuweisen zu können, müssen Sie sich zuerst im bwSupport-Portal registrieren und den Zugriff auf das Portal beantragen.
Dazu loggen Sie sich über Shibboleth auf der Seite https://bw-support.scc.kit.edu ein und klicken anschließend unter "My data" auf "Register".
Anschließend füllen Sie das Registrierungs-Formular aus und sobald die Berechtigung von den Betreiber:innen des bwSupport-Portals gesetzt wurde, werden Sie per E-Mail darüber informiert. (Voraussetzung für die Freigabe der Berechtigung ist, dass Sie von Ihrer Einrichtung als Helpdesk-Mitarbeiter:innen für bwSync&Share benannt wurden. Wenn das nicht der Fall ist, erfolgt eine Nachfrage bei der oder dem Weisungsberechtigten der Einrichtung, ob die Freigabe der Berechtigung von der Einrichtung gewünscht ist.)
Im Anschluss daran haben Sie Zugriff auf Ihre Supportgruppe und können Tickets anlegen und bearbeiten und sehen zudem auch alle Tickets, die von anderen Mitgliedern Ihrer Supportgruppe erstellt wurden. Bitte weisen Sie beim Erstellen von Tickets diese dann jeweils der Supportunit bwSync&Share zu (unter Second Level -> bwTools). Damit stellen Sie sicher, dass das Ticket auch gleich bei den zuständigen Personen landet.
Auf der Seite https://bw-support.scc.kit.edu finden Sie auch einen Link mit weiterführenden Hinweisen zur Benutzung des bwSupport-Portals.
Auftretende Probleme
Beim Teilen erscheint nach der Eingabe einer E-Mail-Adresse mehrfach der gleiche Name.
In diesem Fall gibt es 2 Accounts in bwSync&Share, die mit der gleichen E-Mail-Adresse verbunden sind. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an den Helpdesk Ihrer Einrichtung, so dass dieser über das bwSupportPortal ein Ticket für den Second-Level-Support eröffnen kann. In Absprache mit dem betroffenen Nutzer wird dann der nicht benötigte (Gast-Account) gelöscht.
Erst nach dem Löschen des zweiten Accounts ist eine eindeutige Einladung des oder der Nutzenden möglich.
Überprüfen Sie, ob danach die Nutzung einwandfrei funktioniert.
Eine Anleitung, um die temporären Website-Daten zu löschen für Firefox und Chrome siehe z.B.: https://praxistipps.chip.de/cache-fuer-einzelne-webseiten-loeschen-so-gehts-bei-chrome-und-firefox_46361
Dieses Problem wurde die Firma Nextcloud weitergeleitet, wir benötigen aber Logdateien von betroffenen Nutzern, so dass die Firma Nextcloud diesen Fehler beheben kann.
Bitte senden Sie deshalb die iOS-Logdateien, die Sie unter "mehr" -> "Einstellungen" -> "Erweitert" -> "Protokolldatei anzeigen" finden, an den First-Level-Support Ihrer Einrichtung mit der Bitte, diese Logdateien an den Second-Level-Support weiterzuleiten.
Wir werden Ihren Account dann wieder aktivieren, so dass Sie sich wieder anmelden können und den Dienst bwSync&Share wieder nutzen können.
Bei gleichzeitiger Bearbeitung von Office-Dateien über den Online-Editor und lokal über den Client, kann es bei der Synchronisation zu unterschiedlichen Fassungen der Datei kommen.
Wenn ein Dokument von mehreren Nutzern gleichzeitig über den Online-Editor UND lokal bearbeitet wird, enthält die lokale Version nicht die Änderungen, die im Online-Editor in dieser Zeit gemacht werden.
In diesem Fall überschreiben die Änderungen, die zuletzt gespeichert bzw. durch die Synchronisation hochgeladen werden, die Änderungen der anderen Personen.
Bitte installieren Sie einen neueren Client, wenn dieses Problem bei Ihnen auftritt.
\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows \CurrentVersion\PropertySystem\PropertyHandlers
aus der Windows-Registry. Weitere Informationen finden Sie unter
http://petersteier.wordpress.com/2011/10/22/windows-indexer-changes-modification-dates-of-eml-files/
oder dauerhaft durch Anpassung von /etc/sysctl.conf