Tipps und Tricks für die Nutzung von bwSync&Share

Bei dem Dienst bwSync&Share handelt es sich um einen Dienst zum Synchronisieren und Austauschen von Daten und zum gemeinsamen Bearbeiten von Dateien in einem Online-Editor.
Da es durch die Synchronisation dazu kommen kann, dass berechtigte Nutzer durch das Löschen von Daten auf ihrem Endgerät versehentlich auch Daten auf dem Server löschen, ist der Dienst nicht geeignet für die alleinige Speicherung von Daten, die auf keinem anderen Gerät gespeichert sind.

• Bei der Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen gleichzeitig sollten alle den Online-Editor verwenden.
  Wenn eine Person das Dokument gleichzeitig auf Ihrem eigenen Rechner ändert, enthält diese Version nicht die Änderungen des Online-Editors.
  Damit haben die Personen unterschiedliche Versionen des Dokuments und die Änderungen, die zuletzt gespeichert bzw. durch die Synchronisation hochgeladen werden, überschreiben die Änderungen der anderen Personen.
  Wenn mehrere Personen gleichzeitig lokal ein Dokument bearbeiten, kann dieses Problem ebenfalls auftreten, die Nutzer werden aber über eine softwareseitige Konfliktbehandlung über das Problem informiert.
• Da die Daten verschlüsselt auf dem Server gespeichert werden, empfehlen wir die Installation und Nutzung eines bwSync&Share-Clients, so dass die Daten auch in unverschlüsselter Form auf Ihrem eigenen Endgerät gespeichert werden.
  Bitte beachten Sie aber, dass beim Löschen von Dateien diese Daten durch die Synchronisation auch auf Ihrem eigenen Endgerät gelöscht werden.
  Umgekehrt werden die Daten bei aktivierter Synchronisation auch auf dem Server und bei allen anderen Nutzer gelöscht, wenn Sie diese auf Ihrem Endgerät lokal aus Ihrem Synchronisationsordner löschen.
• Erstellen Sie selbst ein Backup Ihrer Daten außerhalb des bwSync&Share-Ordners, so dass keine Daten verloren gehen, wenn Dateien versehentlich gelöscht werden.
  Der Dienst bwSync&Share beinhaltet kein Backup der Daten.
• Teilen Sie Ihre Daten nach Möglichkeit mit den E-Mail-Adressen der Nutzer direkt statt die Daten über einen öffentlichen Link zu teilen. Damit behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und können sicher sein, dass tatsächlich auch nur die Personen auf die Daten zugreifen können, mit denen Sie die Daten geteilt haben.
  Wenn Sie Daten über einen öffentlichen Link teilen, empfehlen wir, ein Passwort und ein Ablaufdatum für diesen Link zu setzen.
• Schränken Sie die Zugriffsberechtigungen der anderen Nutzer auf Ihre Daten so weit wie möglich ein, um zu verhindern, dass Nutzer gegen Ihren Willen Daten ändern oder versehentlich Daten löschen.
• Übertragen Sie rechtzeitig vor dem Ausscheiden aus einer Einrichtung die Daten, die noch benötigt werden, an andere Nutzer und löschen sie nicht mehr benötigte Daten.
  Sie selbst können direkt nach dem Ausscheiden nicht mehr auf den Dienst zugreifen.
  Die Nutzer, mit denen Sie Daten geteilt haben, können so lange auf Ihre Daten zugreifen, bis Ihr Account und damit auch Ihre Daten endgültig gelöscht werden.
  (3 Monate nach Ihrem Ausscheiden beginnt der Deprovisioinierungsprozess und nach 12 Monaten werden Ihre Daten endgültig gelöscht.)