FAQ
Warum muss ich mich registrieren?
Vor der ersten Anmeldung ist eine Registrierung zwingend notwendig, damit für ShibbolethNutzer ein Speicherkontingent bereitgestellt wird. Externe Nutzer vergeben bei der Registrierung ein Passwort, das für die Anmeldung benötigt wird. Im Registrierungsprozess werden die Nutzungsbedingungen angezeigt, denen Sie zustimmen müssen. Weitere Informationen: Kurzanleitung
Was ist eine Shibboleth-Anmeldung?
Shibboleth ist das Authentifizierungsverfahren, mit dem die Zugangsberechtigung von bwSync&Share bei der lokalen Benutzerverwaltung abgefragt wird. Der Serviceanbieter (in diesem Fall bwSync&Share) leitet die Anmeldeanfrage an den lokalen Shibboleth-Server der ausgewählten Institution weiter und bittet um die Übermittlung bestimmter Daten wie z.B. der Berechtigung zu Nutzung von bwSync&Share. Erst nach Bestätigung der Zugangsdaten durch die lokale Benutzerverwaltung ist der Zugriff auf bwSync&Share möglich. Diese Infrastruktur erlaubt die dezentrale Rechteverwaltung durch die entsprechende Institution.
Bei Fragen zur Shibboleth-Seite, Berechtigungen, Benutzerkonto oder Passwort wenden Sie sich bitte an das lokale Servicedesk/Helpdesk Ihrer Institution.
Externe Nutzer melden sich direkt an bwSync&Share an.
Ich bin externer Nutzer und habe mein Passwort vergessen.
Öffnen Sie die Webseite https://bwsyncandshare.kit.edu und wählen Sie aus der Institutionsliste Externe Nutzer aus. Geben Sie Ihre Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Passwort zurücksetzen. Eine Mail wird versandt. Überprüfen Sie Ihr Mail-Postfach und folgen Sie dem Link.
Vergeben Sie ein neues Passwort. Sobald Sie ein den Regeln entsprechendes Passwort eingegeben haben, wird der Button Passwort jetzt neu setzen aktiviert.
Wie kann ich auf bwSync&Share zugreifen?
Mit bwSync&Share können Sie mit unterschiedlicher Hardware oder über die Webseite auf Ihre Daten zugreifen. Der Desktop-Client synchronisiert dabei automatisch die lokale Kopie Ihrer Dateien.
Clients und Appstores erreichten Sie über die Download Seite: https://bwsyncandshare.kit.edu/download_client
Wen kann ich einladen?
Sie können sowohl Mitglieder der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen (Shibboleth-Nutzer) einladen als auch jede andere Mail-Adresse (Externe Nutzer). Weitere Informationen: Kurzanleitung.
Können mehrere Nutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten?
Online Arbeiten mit Onlyoffice:
Mit der Web-Anwendung Onlyoffice lassen sich Microsoft Office Dokumente bearbeiten, ohne dass ein Download nötig ist. Es können auch mehrere Partner zusammen an einem in Onlyoffice geöffneten Dokument arbeiten. Klicken Sie auf der Webseite auf den Dokumentennamen. Onlyoffice wird in einem eigenen Browserfenster / Registerkarte gestartet.
Achtung: Bei Verwendung eines Internet Explorers muss ggf. die Einstellung der Kompatibilitätsansicht angepasst werden, oder weichen Sie auf einen anderen Browser (Firefox, Chrome) aus. Siehe Kurzanleitung OnlyOffice.
Arbeiten mit lokalen Office Programmen: Die Bearbeitung kann sowohl bei Benutzung des Desktop-Clients als auch der Weboberfläche offline mit dem lokal installieren Bearbeitungsprogramm erfolgen. Bei Verwendung des Desktop-Clients übernimmt dieser automatisch die Synchronisierung mit dem bwSync&Share Server, sobald die Datei auf dem Desktop gespeichert wird. Zum Bearbeiten von der Webseite heruntergeladene Dateien müssen nach der Bearbeitung wieder hochgeladen werden. Sie können zusammen mit anderen Nutzern offline an einem Dokument arbeiten, sollten dabei aber folgendes beachten: Bearbeiten zwei oder mehrere Benutzer das gleiche Dokument parallel, entscheidet der Zeitpunkt des Hochladens über die verfügbare Datei.
Wie schalte ich in Onlyoffice die Nachverfolgung von Änderungen ein?
Entweder über die Registerkarte Zusammenarbeit oder oder das Icon in der Statusleiste.
Probleme:
- Der Desktop-Client stellt nach Eingabe des Passwortes keine Verbindung mit dem Server her. Die Ordner werden nicht synchronisiert.
- Der Desktop-Client synchronisiert nicht trotz erfolgreichem Login.
Fehlerbehebung: Bitte versuchen Sie, die Profil Verzeichnisse des Powerfolder-Clients zu löschen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
1) Client beenden
2) Löschen der Konfigurationsverzeichnisse: Pfad unter Windows: C:\Users\<USER>\AppData\Roaming\PowerFolder und C:\Users\<USER>\AppData\Roaming\bwsyncandshare.
Pfad bei Linux bzw. Mac: .PowerFolder und .bwsyncandshare im Home- Verzeichnis. Ggf. müssen versteckte SystemDateien im Datei-Explorer/Finder eingeblendet werden.
3) Client starten
Das Archiv lässt sich am besten über die Weboberfläche löschen. Bei größeren Datenmengen empfiehlt es sich, den Datei-Verlauf in jedem Ordner einzeln zu löschen. Wählen Sie in der Ordner Sicht das Icon "Einstellungen des Folders ändern" (rechts oben). Klicken Sie auf "Löschen" bei "Datei Verlauf". Um das Archiv für alle Ordner zu löschen, gehen Sie bei "Benutzerkonto" auf "Datei Verlauf leeren".
Ich wurde zu einem Ordner eingeladen, sehe diesen aber nicht
Sie wurden nicht mit der Mail-Adresse eingeladen, die in bwSync&Share hinterlegt ist (Haupt-Emailadresse des Shibboleth-Accounts). Die Benutzerverwaltung von bwSync&Share legt deshalb für diese ihr unbekannte Mail-Adresse ein neues Benutzerkonto als Externen Nutzer an. Das System versendet eine entsprechende Meldung an diese Mail-Adresse. Registrieren Sie sich mit dieser Mail-Adresse als Externer Nutzer (Kurzanleitung). Wenn Sie sich jetzt als Externer Nutzer anmelden, werden Sie den Ordner sehen. Um alle Ordner in einem Benutzerkonto zu sehen, fügen Sie die Adresse, unter der Sie eingeladen wurden, Ihrem Benutzerkonto hinzu bzw. legen Sie ggf. Ihre unterschiedlichen Benutzerkonten zusammen. Siehe Arbeiten mit der Web-Oberfläche.
Wie kann ich gelöschte Dateien im Web wiederherstellen?
bwSync&Share speichert gelöschte und alte Dateien in einen Datei-Verlauf. Der Speicherplatz für Vorgängerversionen geht zu Lasten Ihres Speichervolumens. Sie können die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden sollen, selbst einstellen. Standardmäßig werden 5 Versionen vorgehalten. Änderung der Anzahl sowie Löschen des Verlaufs siehe Archiv-/Dateiverlauf löschen.
In der Weboberfläche können nur gelöschte Dateien wiederhergestellt werden. Trotzdem werden von geänderten Dateien beim erneuten Hochladen Versionen abgespeichert. Zugriff auf diese Versionen erhalten Sie mit dem Desktop-Client: Die gelöschten Dateien sind in dem Ordner enthalten, in dem sie vor dem Löschen gespeichert waren. Klicken Sie oben auf das Icon für "Gelöschte Dateien anzeigen". Die gelöschte Datei wird in der Liste angezeigt und kann direkt heruntergeladen werden. Um sie dauerhaft wiederherzustellen, klicken Sie auf den grünen Pfeil.
Wie kann ich ältere Versionen bzw. gelöschte Dateien wiederherstellen (Desktop-Client)?
Voraussetzung: Im Client muss die Option "Erweiterte Einstellungen anzeigen" aktiv sein. Dann werden nach einem Klick auf einen Ordner die darin enthaltenen Dateien im Client-Fenster angezeigt. Dort können Sie nach Klick auf eine Datei und danach auf Datei-Verlauf ältere Versionen wiederherstellen. Gelöschte Dateien können nach Auswahl von "Gelöschte Dateien" angezeigt und ggf. wiederhergestellt werden.
Ich möchte meine Daten weitergeben
Öffnen Sie den Ordner auf der Weboberfläche. Wählen Sie rechts oben "Mitglieder des Folders verwalten". Das Zielkonto muss Mitglied des Ordners sein und über ein eigenes Kontingent verfügen (Shibboleth-Nutzer). Klicken Sie auf die "Krone" - "Zum Besitzer machen". Achtung: Der neue Besitzer kann Ihnen Ihre Zugriffsrechte sofort entziehen.
Wie groß ist mein Speicherplatz/Kontingent?
Die Shibboleth-Nutzer der teilnehmenden Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg erhalten 25 GB Speicherplatz. Sollte dieser Speicherplatz (übergangswiese) nicht ausreichen, fragen Sie bei dem Servicedesk/Helpdesk Ihrer Institution nach, damit Ihr Kontingent ggf. erhöht wird. Die Entscheidung liegt beim dortigen zuständigen Administrator. Für Institutionen, die die Infrastruktur von bwSync&Share über den DFN nutzen, gelten ggf. abweichende Standard-Kontingentgrößen.
Externe Nutzer erhalten keinen eigenen Speicherplatz. Mit dem Erteilen von Schreibrechten erhalten sie das Recht, Daten im Kontingent des einladenden Ordner-Eigentümers (Owner) zu speichern.
Wie erstelle ich Logfiles zur Fehleranalyse (Desktop Client)?
Setzen Sie bei "Einstellungen" den Haken bei "Aktiviere Logging". Versuchen Sie, das Problem zu reproduzieren. Die Logs werden in Ihrem Profil gespeichert (Pfad in Mac bzw. Linux: .PowerFolder in Ihrem Home-Verzeichnis, Pfad in Windows 10: C:\Users\Benutzer\AppData\Roaming\PowerFolder). Informationen zum Zugriff auf den Profil-Ordner finden Sie unter Desktop Client zurücksetzen. Übermitteln Sie die Logdateien mit der Fehlerbeschreibung an das lokale Servicedesk/Helpdesk Ihrer Institution.